Technologijos yra viena sparčiausiai besiplėtojančių sričių tiek universitete, tiek kitose organizacijose. Diegiant naujoves universitete yra labai svarbus visos bendruomenės įsitraukimas ir bendradarbiavimas su atsakingu IT padaliniu.

Universiteto informacines sistemas ir tinklalapius kuria, palaiko ir plėtoja Vilniaus universiteto Informacinių technologijų taikymo centro (VU ITTC) Programinės įrangos skyrius. Šio skyriaus darbuotojai siekia, kad sistemos ir tinklalapiai būtų modernūs ir atitiktų VU bendruomenės poreikius. VU ITTC Programinės įrangos skyriaus vedėjo Mindaugo Girdvainio nuomone, šiam tikslui įgyvendinti pirmiausia reikia identifikuoti reikalingiausias, daugiausia naudos teikiančias universiteto informacines sistemas ir tinklalapius, o kitų – atsisakyti arba kiek įmanoma sumažinti palaikymą.

Reakcija į pokyčius

M. Girdvainio manymu, standartizuotus sprendimus reikėtų įsigyti iš išorinių tiekėjų, o savų specialistų žinias ir energiją nukreipti tam, kad būtų kompiuterizuoti tie procesai, kurie yra specifiniai būtent mūsų universitetui. Taip būtų galima greičiau reaguoti į pokyčius ir susitelkti į universitetui svarbiausias vietas.

Šiemet planuojama atlikti Žmogiškųjų išteklių valdymo informacinės sistemos ir dokumentų valdymo sistemos (DVS) pirkimus. Taip pat ketinama pradėti VU reprezentacinio tinklalapio www.vu.lt atnaujinimo projektą.

Pertvarkoma žmogiškųjų išteklių valdymo informacinė sistema

Kaip teigia M. Girdvainis, dabartinė universitete naudojama žmogiškųjų išteklių valdymo informacinė sistema buvo pradėta kurti 1998 m. ir jau artėja prie savo gyvavimo ciklo pabaigos. 2015 m. pabaigoje išanalizuota esama situacija. Nustatyta sistemos būsena ir išskirtos sritys, kuriose reikalingas didesnis automatizavimo lygis (žr. pav.).

Pernai buvo parengta Žmogiškųjų išteklių valdymo informacinės sistemos techninė specifikacija. Įsigyjant naują sprendimą bus atsižvelgiama į šiuos aspektus: šių dienų personalo valdymo specifiką, poreikius optimizuojant esamus ir diegiant naujus procesus, patogumą naudotis ir darbuotojų savitarnos galimybes. Pirmiausia planuojama įdiegti esmines funkcijas, o vėliau automatizuoti veiklas, susijusias su personalo plėtros valdymu: personalo atranką ir konkursus, karjeros planavimą, darbuotojų veiklos vertinimą, darbuotojų poreikio planavimą ir pan.

Dokumentų valdymo sistema: išplėsti ir įdiegti naujas funkcijas

Šiuo metu universitete dokumentų valdymo sistema (DVS) yra naudojama tik bazinėms dokumentų valdymo veikloms atlikti. M. Girdvainio teigimu, atnaujinant DVS bus siekiama išplėsti esamas ir įdiegti naujas funkcijas: elektroninių dokumentų valdymą ir elektroninį parašą, galimybę sudaryti elektronines dienotvarkes ir valdyti posėdžius, paprasčiau rengti teisės aktus ir valdyti dokumentacijos planus. Kitas svarbus aspektas – suasmeninti DVS pagal grupę, kuriai priklauso naudotojas, kad šiam prisijungus prie sistemos iš karto būtų pateikiama jam aktuali informacija.

Jau yra parengta techninė specifikacija esamai DVS tobulinti arba naujai, technologiškai pažangesnei DVS pirkti. Atlikti pirkimą ir pradėti diegimo darbus planuojama šiais metais.

Reprezentacinis universiteto tinklalapis bus atnaujintas

Kaip teigia VU ITTC Programinės įrangos skyriaus vedėjas, dabartinio VU reprezentacinio tinklalapio www.vu.lt struktūra ir dizainas neatitinka šiuolaikinių tendencijų. Bendradarbiaujant su Informacijos ir ryšių su visuomene skyriumi ketinama pradėti tinklalapio atnaujinimo projektą. Bus iš esmės peržiūrėti pagrindiniai universiteto reprezentaciniai tinklalapiai ir juose pateikiama informacija. Tikimasi, kad tuomet tikslinėms auditorijoms bus daug paprasčiau rasti reikiamą informaciją.

Programinės įrangos kūrimas pagal lanksčiojo programavimo (Agile) metodus

VU ITTC Programinės įrangos skyriaus darbuotojai dalyvavo programinės įrangos kūrimo pagal lanksčiojo programavimo (Agile) metodus mokymuose ir susipažino su šios metodikos privalumais ir taikymu praktikoje. „Dirbant pagal šiuos metodus ir filosofiją, programinės įrangos kūrimas organizuojamas kuo trumpesniais ciklais. Gavus jau pirmąją veikiančią produkto versiją po kelių savaičių nuo projekto pradžios, aiškiau suprantamas projekto dydis, galimos rizikos, gaunamas grįžtamasis ryšys“, – sako M. Girdvainis.

Projektų įgyvendinimas pagal „Prince2“ metodologiją

„Įgyvendindami informacinių sistemų kūrimo ar modernizavimo projektus, pradėjome remtis „Prince2“ projektų valdymo metodologija, kuri labai aiškiai apibrėžia projekto struktūrą, jo etapus ir kiekvieno projekto komandos nario vaidmenis bei atsakomybes. Ši metodologija aprašo procedūras, pagal kurias turėtų būti koordinuojami žmonės ir veiklos projekte: kaip sukurti ir valdyti projektą ir ką daryti, jei projektas vykdomas ne pagal planą ir reikia atlikti atitinkamas korekcijas. Taip tikimasi sėkmingiau įgyvendinti programinės įrangos projektus.

VU ITTC darbai planuojami ketvirčiais. Tai leidžia tiksliau planuotis ir greičiau reaguoti į besikeičiančias aplinkybes. Į planavimą ir vykdymą stengiamasi įtraukti ir kiekvienos sistemos valdytojo atstovus, kad visi sutartų ir vienodai suprastų, ką ketinama sukurti per artimiausią ketvirtį“, – sako VU ITTC Programinės įrangos skyriaus vedėjas M. Girdvainis.

ITTC laukia padalinių pasiūlymų

Norėdami užtikrinti sklandų bendradarbiavimą ir kokybišką rezultatą, ITTC kviečia visus universiteto padalinius aktyviai dalyvauti kuriant jų poreikius atitinkančius sprendimus.

Pageidavimus galite pateikti ITTC IT pagalbos tarnybai el. paštu pagalba@ittc.vu.lt arba tel. 85 236 6200.